Mniej ręcznej pracy przy zarządzaniu korespondencją
Agent Korespondencji analizuje dokument, uzupełnia dane potrzebnedo rejestracji, identyfikuje terminy i kieruje korespondencję do właściwej osobylub sprawy.
- Oszczędność czasu
- Szybszy obieg
- Kontrola terminów
- Mniej błędów
Ile czynności wymaga dziś rejestracja jednego pisma w kancelarii?
Korespondencja przychodząca uruchamia serię ręcznych kroków. Dokument trzeba zeskanować lub pobrać, odpowiednio nazwać, przeczytać, wychwycić terminy, przypisać do sprawy, uzupełnić dane w systemie i przekazać odpowiedzialnemu prawnikowi.
Skanowanie lub pobranie dokumentu
Odczytanie i analiza
Identyfikacja danych i terminów
Przypisanie do sprawy
Wprowadzenie danych do systemu
Przekazanie prawnikowi
- 01
Skanowanie lub pobranie dokumentu
- 02
Odczytanie i analiza
- 03
Identyfikacja danych i terminów
- 04
Przypisanie do sprawy
- 05
Wprowadzenie danych do systemu
- 06
Przekazanie prawnikowi
Każdy kolejny krok to czas zespołu i kolejne miejsce, w którym może pojawić się błąd.
Agent przejmuje dużą część procesu rejestracji
Agent Korespondencji automatyzuje jej obieg w kancelarii i działa jak druga para oczu dla osoby odpowiedzialnej za obsługę dokumentów. Analizuje dokument i przygotowuje informacje potrzebne do dalszego działania.
Odczytane dane
Nadawca
Sąd Rejonowy
Sprawa
Klient A / 114-2026
Termin
14 dni
Przygotowana rejestracja
- Odczytuje i analizuje dokument
- Uzupełnia dane potrzebne do rejestracji korespondencji
- Przygotowuje notatkę
- Zmienia nazwę pliku zgodnie z zasadami kancelarii
- Weryfikuje terminy wynikające z dokumentu
- Przypisuje korespondencję do odpowiedniej osoby lub sprawy
Mniej administracji - więcej kontroli nad procesem
Oszczędność czasu
Mniej ręcznego przepisywania i uzupełniania danych przez sekretariat i asystentów.
Szybszy obieg dokumentów
Korespondencja szybciej trafia do właściwej osoby, dzięki czemu prawnik ma więcej czasu na reakcję.
Mniej błędów
Agent działa jak druga para oczu i pomaga wychwycić informacje, które łatwo przeoczyć podczas manualnej rejestracji.
Lepsza kontrola nad terminami
Terminy wynikające z dokumentów są identyfikowane już podczas analizy korespondencji.
Nowa korespondencja? Agent przejmuje jej obsługę
- 1
Dokument trafia do kancelarii
Pocztą lub elektronicznie (e-Doręczenia, Portal Informacyjny Sądów)
- 2
Agent analizuje dokument
Rozpoznaje dane, informacje i terminy.
- 3
Agent przygotowuje rejestrację
Nadaje nazwę, uzupełnia informacje i przypisuje właściwą sprawę lub osobę.
- 4
Zespół weryfikuje i działa
Osoba odpowiedzialna otrzymuje uporządkowaną informację i może od razu przejść do działania.
Usprawnij obsługę korespondencji w swojej kancelarii
Ogranicz ręczną pracę, przyspiesz obieg dokumentów i zyskaj większą kontrolę nad terminami.